Mengelola Identitas Reviewer: Panduan Lengkap Mengubah Nama untuk Review Artikel di Microsoft Word

Mengelola Identitas Reviewer: Panduan Lengkap Mengubah Nama untuk Review Artikel di Microsoft Word

Dalam dunia penelitian dan publikasi ilmiah, proses peer review adalah tulang punggung yang menjamin kualitas, validitas, dan integritas karya ilmiah. Ketika seorang peneliti bertindak sebagai reviewer, masukan yang mereka berikan melalui komentar dan revisi di dokumen Microsoft Word sering kali memegang peranan krusial. Namun, ada kalanya identitas yang terkait dengan komentar atau revisi tersebut perlu diubah—baik untuk menjaga anonimitas, mengoreksi kesalahan, atau menyelaraskan dengan kebijakan editorial.

Artikel ini akan mengupas tuntas mengapa dan bagaimana Anda dapat mengubah nama yang muncul pada komentar dan pelacakan perubahan (Track Changes) di Microsoft Word saat mereview sebuah artikel. Kami akan membahas berbagai skenario, mulai dari persiapan sebelum mereview hingga penyesuaian untuk komentar yang sudah ada, serta praktik terbaik untuk memastikan proses review berjalan lancar dan profesional.

Mengapa Mengubah Nama Reviewer Penting?

Sebelum masuk ke detail teknis, mari kita pahami mengapa aspek ini memiliki signifikansi:

1. Anonimitas (Double-Blind atau Single-Blind Review): Banyak jurnal menerapkan sistem review anonim, baik double-blind (reviewer dan penulis tidak saling mengetahui identitas) atau single-blind (reviewer mengetahui identitas penulis, tetapi penulis tidak mengetahui identitas reviewer). Jika nama asli reviewer muncul di komentar Word, hal itu dapat membocorkan identitas dan melanggar kebijakan anonimitas, yang berpotensi merusak integritas proses review.

2. Koreksi Kesalahan: Terkadang, nama pengguna di Word mungkin salah ketik, menggunakan nama panggilan, atau nama yang tidak relevan. Mengoreksi ini memastikan profesionalisme.

3. Konsistensi dan Profesionalisme: Untuk reviewer yang bekerja dalam tim atau untuk lembaga tertentu, menggunakan nama yang konsisten (misalnya, "Reviewer 1", "Anonim", atau nama resmi institusi) dapat meningkatkan profesionalisme dan kejelasan.

4. Manajemen Dokumen oleh Editor: Editor sering kali perlu mengidentifikasi siapa yang membuat komentar tertentu. Jika nama tidak jelas atau salah, hal itu dapat menghambat proses editorial.

5. Privasi dan Keamanan: Dalam beberapa kasus, reviewer mungkin ingin menjaga privasi mereka, terutama jika mereka mereview topik yang sensitif.

Memahami alasan-alasan ini akan membantu Anda menentukan pendekatan terbaik saat mengelola identitas reviewer di Word.

Cara Word Mengidentifikasi Komentar dan Perubahan

Microsoft Word secara default mengambil nama pengguna dari "Opsi Word" (Word Options) yang diatur di komputer Anda. Nama ini kemudian secara otomatis dilekatkan pada setiap komentar, revisi, atau perubahan yang Anda buat menggunakan fitur Track Changes. Ini berarti, jika Anda tidak pernah mengubahnya sejak menginstal Word atau jika komputer Anda digunakan oleh beberapa orang, nama yang muncul mungkin adalah nama yang tidak Anda inginkan.

Metode 1: Mengubah Nama Pengguna Sebelum Mereview (Pendekatan Proaktif)

Ini adalah metode terbaik karena mencegah masalah sebelum terjadi. Jika Anda tahu akan mereview sebuah artikel dan ingin menggunakan nama tertentu (misalnya, "Reviewer A" atau "Anonim"), lakukan ini sebelum Anda mulai membuat komentar atau melacak perubahan.

Langkah-langkah:

1. Buka Microsoft Word: Luncurkan aplikasi Word. Anda tidak perlu membuka dokumen artikel yang akan direview terlebih dahulu.
2. Akses Opsi Word:
   • Klik tab "File" di sudut kiri atas jendela Word.
   • Pilih "Options" (Opsi) di bagian paling bawah panel kiri.
3. Pilih "General" (Umum): Di jendela "Word Options", pastikan Anda berada di bagian "General".
4. Ubah Nama Pengguna:
   • Gulir ke bawah hingga Anda menemukan bagian "Personalize your copy of Microsoft Office" (Personalisasi salinan Microsoft Office Anda).
   • Di kolom "User name" (Nama pengguna), masukkan nama yang Anda inginkan (misalnya, "Reviewer 1", "Anonim", "Editor", atau nama lengkap Anda jika itu yang Anda inginkan).
   • Anda juga dapat mengubah "Initials" (Inisial) jika diperlukan. Inisial ini akan muncul dalam gelembung komentar di margin dokumen.
5. Simpan Perubahan: Klik "OK" untuk menutup jendela "Word Options".

Penting: Perubahan ini akan berlaku untuk semua komentar dan revisi baru yang Anda buat mulai saat itu. Komentar dan revisi yang sudah Anda buat sebelum mengubah pengaturan ini akan tetap menggunakan nama lama.

Metode 2: Mengubah Nama Pengguna Setelah Mereview (Untuk Komentar Baru)

Jika Anda sudah mulai mereview dan baru menyadari bahwa nama Anda salah atau tidak sesuai, Anda bisa menggunakan Metode 1 untuk mengubah nama pengguna. Namun, perlu diingat bahwa metode ini hanya akan memengaruhi komentar dan revisi selanjutnya yang Anda buat. Komentar yang sudah ada akan tetap menggunakan nama yang terdaftar saat komentar itu dibuat.

Langkah-langkah:

Sama persis dengan Metode 1. Setelah Anda mengubah nama di "Word Options", semua komentar dan pelacakan perubahan yang Anda tambahkan setelah itu akan menggunakan nama baru.

Metode 3: Mengubah Nama untuk Komentar dan Perubahan yang Sudah Ada (Pendekatan Reaktif dan Lanjutan)

Ini adalah skenario yang paling menantang. Word tidak memiliki tombol "ubah semua nama penulis komentar" yang sederhana. Jika Anda telah membuat banyak komentar dan revisi dengan nama yang salah, dan Anda perlu memperbaikinya, ada dua pendekatan utama:

Opsi 3.1: Menggunakan Fitur "Inspect Document" (Anonimitas Metadata)

Fitur ini tidak secara langsung mengubah nama yang ditampilkan di samping komentar, tetapi menghapus informasi pribadi dari metadata dokumen, yang dapat membantu menjaga anonimitas. Namun, nama yang terlihat di samping komentar akan tetap "User" atau "Author" jika Anda telah memilih opsi untuk menghapus informasi pribadi.

Langkah-langkah:

1. Buka Dokumen Artikel: Buka dokumen Word yang berisi komentar dan revisi yang ingin Anda anonimkan.
2. Simpan Salinan (Sangat Disarankan): Sebelum melanjutkan, buat salinan dokumen ini. Fitur ini bersifat permanen dan tidak dapat dibatalkan.
   • Klik "File" > "Save As" dan simpan dengan nama baru (misalnya, "Article_Reviewed_Anonim.docx").
3. Akses "Inspect Document":
   • Klik tab "File".
   • Klik "Info" di panel kiri.
   • Klik tombol "Check for Issues" (Periksa Masalah).
   • Pilih "Inspect Document" (Periksa Dokumen).
4. Pilih Item untuk Diperiksa:
   • Pastikan kotak centang "Comments, Revisions, Versions, and Annotations" (Komentar, Revisi, Versi, dan Anotasi) dan "Document Properties and Personal Information" (Properti Dokumen dan Informasi Pribadi) dicentang.
   • Klik "Inspect".
5. Hapus Informasi:
   • Setelah inspeksi selesai, Word akan menampilkan hasil. Di samping "Comments, Revisions, Versions, and Annotations" dan "Document Properties and Personal Information", Anda akan melihat tombol "Remove All" (Hapus Semua).
   • Klik "Remove All" untuk kedua item tersebut.
6. Simpan Dokumen: Setelah selesai, tutup jendela "Document Inspector" dan simpan dokumen yang sudah dimodifikasi.

Hasil: Setelah melakukan ini, semua nama yang terkait dengan komentar dan revisi akan diubah menjadi "Author" atau "User" (tergantung versi Word dan pengaturannya). Ini adalah cara yang baik untuk menganonimkan, tetapi tidak memungkinkan Anda untuk menetapkan nama spesifik seperti "Reviewer 1".

Opsi 3.2: Menggunakan Makro VBA (Pendekatan Lanjutan untuk Mengubah Nama Spesifik)

Ini adalah metode paling efektif jika Anda perlu mengubah nama yang sudah ada menjadi nama spesifik yang Anda inginkan (misalnya, dari "John Doe" menjadi "Reviewer A"). Metode ini melibatkan penggunaan kode Visual Basic for Applications (VBA).

Peringatan Penting:

• Selalu buat cadangan (backup) dokumen Anda sebelum menjalankan makro. Makro dapat membuat perubahan permanen yang tidak dapat dibatalkan.
• Pastikan Anda memiliki izin untuk mengaktifkan makro di Word.

Langkah-langkah:

1. Buka Dokumen Artikel: Buka dokumen Word yang berisi komentar dan revisi yang ingin Anda ubah namanya.

2. Buat Cadangan Dokumen: Simpan dokumen dengan nama baru atau di lokasi berbeda sebagai cadangan.

3. Buka Editor VBA:

   • Tekan Alt + F11 pada keyboard Anda. Ini akan membuka jendela Microsoft Visual Basic for Applications.

4. Sisipkan Modul Baru:

   • Di jendela VBA, di panel "Project Explorer" di sebelah kiri, klik kanan pada "Normal" (untuk makro pribadi) atau nama proyek dokumen Anda (misalnya, "Project (NamaDokumenAnda.docx)").
   • Pilih "Insert" > "Module". Ini akan membuka jendela kode kosong.

5. Tempel Kode Makro: Salin dan tempel kode VBA berikut ke dalam jendela modul kosong tersebut:

   Sub ChangeCommentAndRevisionAuthor()
       Dim oRev As Revision
       Dim oCom As Comment
       Dim strOldName As String
       Dim strNewName As String
       Dim response As VbMsgBoxResult
   
       ' Minta nama lama yang ingin diubah
       strOldName = InputBox("Masukkan NAMA LAMA yang ingin diubah (misalnya, 'John Doe'):", "Ganti Nama Author", "Nama Lama")
       If strOldName = "" Then Exit Sub ' Batal jika input kosong
   
       ' Minta nama baru yang ingin digunakan
       strNewName = InputBox("Masukkan NAMA BARU yang ingin digunakan (misalnya, 'Reviewer A' atau 'Anonim'):", "Ganti Nama Author", "Nama Baru")
       If strNewName = "" Then Exit Sub ' Batal jika input kosong
   
       ' Konfirmasi sebelum melanjutkan
       response = MsgBox("Anda yakin ingin mengubah semua komentar dan revisi dari '" & strOldName & "' menjadi '" & strNewName & "'?" & vbCrLf & _
                         "Pastikan Anda telah membuat CADANGAN dokumen ini!", vbYesNo + vbCritical, "Konfirmasi Perubahan")
   
       If response = vbNo Then Exit Sub ' Batal jika tidak dikonfirmasi
   
       ' Ubah nama untuk semua komentar
       For Each oCom In ActiveDocument.Comments
           If oCom.Author = strOldName Then
               oCom.Author = strNewName
           End If
       Next oCom
   
       ' Ubah nama untuk semua revisi (Track Changes)
       For Each oRev In ActiveDocument.Revisions
           If oRev.Author = strOldName Then
               oRev.Author = strNewName
           End If
       Next oRev
   
       MsgBox "Semua komentar dan revisi dari '" & strOldName & "' telah diubah menjadi '" & strNewName & "'.", vbInformation, "Selesai"
   
   End Sub

6. Jalankan Makro:

   • Di jendela VBA, klik di mana saja di dalam kode yang baru saja Anda tempel.
   • Tekan F5 pada keyboard Anda, atau klik ikon "Run Sub/UserForm" (segitiga hijau) di toolbar.
   • Word akan memunculkan dua kotak input:
     • Pertama, masukkan nama lama yang ingin Anda ubah (misalnya, "John Doe"). Pastikan ejaannya sama persis.
     • Kedua, masukkan nama baru yang ingin Anda gunakan (misalnya, "Reviewer A").
     • Konfirmasi perubahan saat diminta.

7. Simpan Dokumen: Setelah makro selesai, tutup jendela VBA. Simpan dokumen Anda untuk menyimpan perubahan yang dibuat oleh makro.

Penjelasan Kode:
Makro ini akan mengulang (loop) melalui semua komentar dan revisi yang ada di dokumen aktif. Untuk setiap komentar atau revisi, ia akan memeriksa apakah oCom.Author atau oRev.Author (yaitu, nama penulis) cocok dengan strOldName yang Anda masukkan. Jika cocok, ia akan mengubahnya menjadi strNewName yang Anda tentukan.

Praktik Terbaik dan Tips Tambahan

• Selalu Lakukan Cadangan: Ini adalah aturan emas. Sebelum melakukan perubahan besar pada dokumen, terutama dengan makro, selalu buat cadangan.
• Komunikasi dengan Editor: Jika Anda seorang reviewer, dan Anda perlu mengubah identitas Anda karena kebijakan anonimitas, komunikasikan ini dengan editor jurnal. Mereka mungkin memiliki preferensi atau alat lain untuk mengelola ini.
• Gunakan Nama Generik: Jika anonimitas adalah tujuannya, pertimbangkan untuk menggunakan nama generik seperti "Reviewer" atau "Anonim" daripada nama Anda sendiri. Jika ada beberapa reviewer, gunakan "Reviewer 1", "Reviewer 2", dll.
• Periksa Sebelum Mengirim: Setelah Anda selesai mereview dan melakukan penyesuaian nama, selalu periksa kembali dokumen secara menyeluruh. Pastikan semua komentar dan revisi memiliki nama yang benar atau anonim sesuai keinginan.
• Hapus Informasi Pribadi Lainnya: Selain nama reviewer, dokumen Word juga dapat menyimpan informasi pribadi lain dalam properti dokumen (metadata). Pertimbangkan untuk menjalankan "Inspect Document" (seperti di Metode 3.1) untuk membersihkan metadata lain sebelum mengirimkan dokumen akhir.
• Pastikan Opsi "Show markup" Tepat: Untuk melihat semua komentar dan revisi, pastikan di tab "Review", bagian "Tracking", Anda memilih "All Markup" atau "Simple Markup" dan centang opsi untuk menampilkan Komentar dan Sisipan/Penghapusan.

Potensi Masalah dan Solusi

• Nama Tidak Berubah untuk Semua Komentar: Ini adalah masalah umum jika Anda hanya menggunakan Metode 1 atau 2. Ingatlah, metode tersebut hanya berlaku untuk komentar baru. Untuk komentar yang sudah ada, Anda harus menggunakan Metode 3 (Inspect Document atau Makro VBA).
• Makro Tidak Berfungsi:
  • Periksa apakah Anda telah menempelkan kode dengan benar.
  • Pastikan Anda mengizinkan makro untuk berjalan di Word (File > Options > Trust Center > Trust Center Settings > Macro Settings).
  • Pastikan nama lama yang Anda masukkan di kotak input makro sama persis dengan nama yang muncul di komentar (termasuk huruf besar/kecil).
• Komentar Menghilang: Jika ini terjadi, kemungkinan besar Anda secara tidak sengaja mengklik "Remove All" pada item yang salah saat menggunakan "Inspect Document" tanpa membuat cadangan. Selalu berhati-hati dan buat cadangan!

Kesimpulan

Mengelola identitas reviewer dalam dokumen Microsoft Word adalah bagian penting dari proses peer review yang profesional dan etis. Baik Anda perlu menjaga anonimitas, mengoreksi kesalahan, atau hanya ingin memastikan konsistensi, Word menyediakan beberapa cara untuk mencapai tujuan ini.

Dengan memahami perbedaan antara mengubah nama pengguna sebelum mereview (Metode 1), untuk komentar baru setelahnya (Metode 2), dan yang paling penting, untuk komentar yang sudah ada (Metode 3 melalui "Inspect Document" atau Makro VBA), Anda dapat mengontrol penuh bagaimana identitas Anda disajikan. Selalu prioritaskan pembuatan cadangan dan komunikasi yang jelas dengan pihak terkait untuk memastikan proses review Anda berjalan lancar dan integritas ilmiah tetap terjaga.