Mengubah Identitas Peninjau Artikel di Microsoft Word: Panduan Lengkap untuk Kolaborasi Efisien dan Privasi Terjaga

Mengubah Identitas Peninjau Artikel di Microsoft Word: Panduan Lengkap untuk Kolaborasi Efisien dan Privasi Terjaga

Dalam dunia akademis dan penerbitan, proses peninjauan sejawat (peer review) adalah tulang punggung yang memastikan kualitas, validitas, dan orisinalitas karya ilmiah. Microsoft Word, dengan fitur pelacakan perubahan (Track Changes) dan komentar (Comments) yang canggih, sering menjadi alat utama bagi para peninjau untuk memberikan umpan balik. Namun, seiring dengan kemudahan kolaborasi ini, muncul pula kebutuhan untuk mengelola identitas peninjau, baik itu untuk menjaga anonimitas, mengoreksi kesalahan nama, atau sekadar memastikan kejelasan dalam tim.

Artikel ini akan mengupas tuntas berbagai metode dan pertimbangan dalam mengubah nama peninjau di Microsoft Word. Kami akan membahas mengapa hal ini penting, langkah-langkah praktis untuk melakukannya, serta tips dan trik untuk memastikan proses peninjauan Anda berjalan lancar dan etis.

Mengapa Perlu Mengubah Nama Peninjau di Word?

Sebelum kita masuk ke "bagaimana," mari kita pahami "mengapa" identitas peninjau perlu diubah atau disesuaikan dalam dokumen Word:

1. Menjaga Anonimitas (Blinding): Ini adalah alasan paling umum dalam peninjauan sejawat. Banyak jurnal menerapkan kebijakan peninjauan buta ganda (double-blind review), di mana baik penulis maupun peninjau tidak saling mengetahui identitas. Jika peninjau secara tidak sengaja menggunakan nama asli mereka dalam komentar atau revisi, hal itu dapat melanggar kebijakan ini. Mengubah nama menjadi "Peninjau 1," "Anonim," atau sekadar "Author" adalah langkah krusial.

2. Koreksi Kesalahan Ejaan Nama: Terkadang, nama peninjau bisa salah ketik atau menggunakan singkatan yang tidak standar di pengaturan Word mereka. Mengoreksinya memastikan profesionalisme dan akurasi.

3. Penggunaan Identitas Berbeda (Personal vs. Profesional): Seorang peninjau mungkin memiliki pengaturan Word global yang menggunakan nama pribadinya, tetapi untuk peninjauan artikel, mereka ingin menggunakan nama institusi atau nama profesional mereka.

4. Persiapan Pengiriman Manuskrip: Sebelum mengirimkan manuskrip yang telah direvisi ke jurnal, penting untuk memastikan bahwa semua informasi pribadi peninjau telah dihapus atau dianonimkan untuk menghindari pengungkapan yang tidak disengaja.

5. Kolaborasi Tim: Dalam proyek kolaboratif yang melibatkan beberapa peninjau atau editor, mengidentifikasi kontribusi masing-masing individu dengan nama yang jelas dapat meningkatkan efisiensi dan akuntabilitas.

6. Standardisasi Nama: Untuk dokumen yang akan diarsipkan atau dibagikan secara luas, mungkin ada kebutuhan untuk menstandardisasi bagaimana nama peninjau muncul, terlepas dari bagaimana setiap peninjau mengaturnya di Word mereka.

Memahami motivasi di balik perubahan nama ini akan membantu Anda memilih metode yang paling tepat untuk situasi Anda.

Metode Mengubah Nama Peninjau di Microsoft Word

Ada beberapa pendekatan untuk mengubah atau menyembunyikan identitas peninjau di Word, tergantung pada apakah Anda ingin mengubah nama untuk perubahan di masa mendatang, atau untuk perubahan yang sudah ada dalam dokumen.

Metode 1: Mengubah Nama Pengguna Global di Opsi Word (Mempengaruhi Perubahan di Masa Depan)

Ini adalah cara paling dasar dan paling umum untuk mengontrol nama yang muncul saat Anda membuat komentar atau melacak perubahan. Metode ini akan mengubah nama untuk semua tindakan Anda setelah perubahan dilakukan, di semua dokumen Word.

• Langkah-langkah:

  1. Buka Microsoft Word.
  2. Klik File di pojok kiri atas.
  3. Pilih Options (Pilihan) di bagian bawah menu sebelah kiri. Ini akan membuka kotak dialog "Word Options."
  4. Di panel kiri kotak dialog "Word Options," pilih General (Umum).
  5. Gulir ke bawah ke bagian "Personalize your copy of Microsoft Office" (Personalisasi salinan Microsoft Office Anda).
  6. Di kolom "User name" (Nama pengguna), masukkan nama yang Anda inginkan (misalnya, "Peninjau Anonim," "Editor Tim," atau nama profesional Anda).
  7. Anda juga dapat mengubah "Initials" (Inisial) jika diinginkan, yang sering muncul di samping nama pada beberapa jenis komentar.
  8. Klik OK untuk menyimpan perubahan.

• Dampak: Semua komentar dan perubahan yang Anda buat setelah pengaturan ini akan menggunakan nama baru. Perubahan yang sudah ada dalam dokumen tidak akan secara otomatis diperbarui dengan nama baru ini (kecuali Anda menggunakan fitur "Update Document" dalam kasus tertentu, tetapi itu tidak umum untuk nama peninjau).

Metode 2: Mengubah Nama untuk Komentar dan Perubahan yang Sudah Ada (Penyesuaian Lebih Lanjut)

Ini adalah bagian yang lebih rumit, karena Word tidak memiliki fitur "ubah nama penulis" yang langsung untuk semua komentar yang sudah ada. Namun, ada beberapa cara untuk mengelola ini:

A. Menggunakan Fitur "Remove Personal Information" (Anonimitas Lengkap)

Fitur ini dirancang untuk menghapus semua informasi pribadi dari dokumen, termasuk nama penulis dari komentar dan revisi. Ini sangat berguna sebelum mengirimkan dokumen ke jurnal.

• Langkah-langkah:

  1. Buka dokumen Word yang ingin Anda anonimkan.
  2. Klik File di pojok kiri atas.
  3. Pilih Info.
  4. Di bagian "Inspect Document" (Periksa Dokumen), klik Check for Issues (Periksa Masalah), lalu pilih Inspect Document (Periksa Dokumen).
  5. Kotak dialog "Document Inspector" (Inspektur Dokumen) akan muncul. Pastikan kotak centang "Document Properties and Personal Information" (Properti Dokumen dan Informasi Pribadi) dicentang. Anda dapat mencentang atau menghapus centang opsi lain sesuai kebutuhan Anda.
  6. Klik Inspect (Periksa).
  7. Setelah inspeksi selesai, di samping "Document Properties and Personal Information," akan muncul tombol "Remove All" (Hapus Semua). Klik tombol ini.
  8. Word akan menghapus semua informasi pribadi, termasuk nama peninjau dari komentar dan pelacakan perubahan. Nama-nama tersebut akan diganti dengan "Author" atau "Penulis" secara umum.
  9. Klik Close (Tutup).
  10. Sangat Penting: Simpan dokumen Anda dengan nama baru (misalnya, "Manuscript_Anonymized.docx") agar Anda memiliki salinan asli dengan nama-nama peninjau yang masih ada. Proses ini umumnya tidak dapat diurungkan setelah disimpan.

• Dampak: Ini adalah metode paling efektif untuk anonimitas total, tetapi juga yang paling drastis karena menghapus semua informasi pribadi yang terkait. Nama asli peninjau akan hilang dan diganti dengan "Author."

B. Menggunakan Makro VBA (Untuk Mengganti Nama Spesifik yang Sudah Ada)

Jika Anda ingin mengganti nama tertentu (misalnya, dari "John Doe" menjadi "Peninjau 1") untuk semua komentar dan revisi yang sudah ada, tanpa menganonimkan semuanya, Anda memerlukan makro Visual Basic for Applications (VBA). Ini adalah solusi yang lebih canggih tetapi sangat efektif.

• Langkah-langkah:

  1. Cadangkan Dokumen Anda: Ini sangat penting. Selalu buat salinan dokumen sebelum menjalankan makro.
  2. Buka dokumen Word.
  3. Tekan Alt + F11 untuk membuka jendela Microsoft Visual Basic for Applications.
  4. Di jendela VBA, di panel kiri (Project Explorer), klik dua kali pada "ThisDocument" di bawah proyek dokumen Anda (misalnya, "Project (NamaDokumenAnda)"). Atau, jika Anda ingin makro tersedia untuk semua dokumen, klik kanan pada "Normal" (template global) dan pilih Insert > Module. Untuk kasus spesifik ini, menyisipkannya ke "ThisDocument" lebih aman.
  5. Salin dan tempel kode VBA berikut ke panel kode kosong di sebelah kanan:

  Sub ChangeCommentAuthorNames()
      Dim oComment As Comment
      Dim oRevision As Revision
      Dim oldName As String
      Dim newName As String
  
      ' --- PENTING: Ganti nama lama dan nama baru di sini ---
      oldName = "Nama Lama Peninjau" ' Ganti dengan nama peninjau yang ingin Anda ubah
      newName = "Peninjau 1"        ' Ganti dengan nama baru yang Anda inginkan
      ' ---------------------------------------------------
  
      ' Mengubah nama penulis untuk Komentar
      For Each oComment In ActiveDocument.Comments
          If oComment.Author = oldName Then
              oComment.Author = newName
          End If
      Next oComment
  
      ' Mengubah nama penulis untuk Revisi (Track Changes)
      ' Perlu diingat, mengubah Author dari revisi bisa lebih kompleks
      ' dan mungkin tidak selalu didukung secara langsung oleh Word VBA
      ' seperti komentar. Metode ini akan mencoba untuk mengubahnya.
      ' Untuk revisi, Word cenderung mempertahankan nama pengguna asli
      ' yang membuat revisi tersebut. Namun, kita bisa coba:
      For Each oRevision In ActiveDocument.Revisions
          If oRevision.Author = oldName Then
              ' Sayangnya, properti oRevision.Author tidak bisa langsung diubah seperti oComment.Author.
              ' Untuk revisi, nama Author terkait dengan user profile saat revisi dibuat.
              ' Oleh karena itu, mengubahnya secara langsung melalui VBA seperti ini tidak dimungkinkan.
              ' Solusi terbaik untuk revisi adalah menggunakan fitur "Remove Personal Information"
              ' atau meminta peninjau untuk mengatur nama mereka dengan benar dari awal.
              ' Sebagai alternatif, Anda bisa menerima semua perubahan dan kemudian melacak ulang
              ' dengan nama yang benar, tetapi ini akan menghapus riwayat revisi.
              ' Jika Anda benar-benar perlu mengubah tampilan author untuk revisi yang sudah ada,
              ' satu-satunya cara adalah melalui "Remove Personal Information" (Metode 2A)
              ' atau menyembunyikan nama penulis revisi melalui opsi tampilan.
              ' Namun, untuk komentar, kode di atas berfungsi dengan baik.
          End If
      Next oRevision
  
      MsgBox "Perubahan nama penulis komentar telah selesai. " & _
             "Perlu diingat bahwa nama penulis untuk revisi (Track Changes) " & _
             "tidak dapat diubah secara langsung dengan cara ini.", vbInformation
  End Sub

  6. Sesuaikan oldName dan newName: Di dalam kode, ubah oldName = "Nama Lama Peninjau" dengan nama persis peninjau yang ingin Anda ganti (misalnya, "Budi Santoso"). Kemudian, ubah newName = "Peninjau 1" dengan nama baru yang Anda inginkan.
  7. Klik ikon Run Sub/UserForm (panah hijau) atau tekan F5 untuk menjalankan makro.
  8. Tutup jendela VBA.
  9. Periksa dokumen Anda. Semua komentar yang dibuat oleh oldName sekarang seharusnya menunjukkan newName.

• Catatan Penting untuk Revisi (Track Changes): Seperti yang disebutkan dalam kode VBA, properti oRevision.Author tidak dapat langsung diubah melalui VBA seperti oComment.Author. Nama penulis untuk revisi (Track Changes) terkait erat dengan profil pengguna yang aktif saat revisi dibuat dan bersifat lebih persisten. Jika Anda perlu mengubah identitas untuk revisi yang sudah ada, metode "Remove Personal Information" (Metode 2A) adalah cara yang paling efektif untuk menyembunyikannya atau menstandarkannya menjadi "Author."

C. Mengubah Nama Secara Manual (Untuk Komentar Tunggal)

Jika Anda hanya memiliki satu atau dua komentar yang salah nama dan tidak ingin menjalankan makro atau menganonimkan seluruh dokumen, Anda bisa "membuat ulang" komentar tersebut:

• Langkah-langkah:

  1. Klik pada komentar yang ingin Anda ubah.
  2. Salin teks komentar tersebut.
  3. Hapus komentar asli.
  4. Pastikan nama pengguna Word Anda sudah diatur dengan benar (lihat Metode 1).
  5. Sisipkan komentar baru di lokasi yang sama dan tempel teks yang sudah Anda salin.
  6. Komentar baru ini akan muncul dengan nama pengguna Anda saat ini.

• Dampak: Metode ini memakan waktu jika ada banyak komentar, dan menghapus riwayat komentar asli. Tidak direkomendasikan untuk banyak perubahan.

Metode 3: Mengelola Banyak Peninjau dan Konsolidasi

Ketika beberapa peninjau bekerja pada dokumen yang sama, penting untuk memastikan setiap peninjau telah mengatur nama penggunanya dengan benar sejak awal.

• Tips untuk Peninjau: Selalu ingatkan peninjau untuk mengatur "User name" dan "Initials" mereka di Word Options sebelum mereka mulai meninjau. Ini akan menghindari kebutuhan untuk koreksi di kemudian hari.
• Mengonsolidasi Dokumen: Jika Anda menerima beberapa versi dokumen dari peninjau yang berbeda, Anda dapat menggunakan fitur "Compare" atau "Combine" di Word untuk menggabungkan semua perubahan dan komentar ke dalam satu dokumen induk.
  1. Buka dokumen asli (versi sebelum peninjauan).
  2. Pilih tab Review (Tinjau).
  3. Di grup "Compare" (Bandingkan), klik Compare (Bandingkan) lalu pilih Combine (Gabungkan).
  4. Pilih "Original document" (Dokumen asli) dan "Revised document" (Dokumen yang direvisi) dari peninjau pertama.
  5. Ulangi proses ini untuk peninjau lainnya.
  6. Word akan menampilkan semua perubahan dan komentar dari berbagai peninjau dalam satu dokumen, dengan setiap nama peninjau dipertahankan (asalkan mereka mengaturnya dengan benar).

Pertimbangan Penting Saat Mengubah Nama Peninjau

1. Cadangkan Dokumen Anda: Selalu, selalu, selalu buat salinan cadangan dokumen Anda sebelum melakukan perubahan besar, terutama saat menggunakan makro atau fitur "Remove Personal Information."

2. Komunikasi: Jika Anda adalah editor atau koordinator, komunikasikan dengan jelas kepada peninjau tentang bagaimana mereka harus mengatur nama pengguna Word mereka, terutama jika ada persyaratan anonimitas.

3. Kebijakan Jurnal/Institusi: Pahami dan ikuti kebijakan anonimitas atau pengungkapan identitas yang ditetapkan oleh jurnal atau institusi tempat artikel akan diterbitkan. Beberapa jurnal mungkin memiliki alat atau alur kerja sendiri untuk mengelola anonimitas.

4. Reversibilitas: Perlu diingat bahwa fitur "Remove Personal Information" umumnya tidak dapat diurungkan setelah Anda menyimpan dokumen. Makro juga permanen setelah dijalankan.

5. Versi Word: Lokasi atau nama opsi mungkin sedikit berbeda antar versi Microsoft Word (misalnya, Word 2010, 2013, 2016, 2019, Microsoft 365). Namun, prinsip dasarnya tetap sama.

6. Tampilan vs. Data Aktual: Mengubah nama pengguna di Opsi Word hanya memengaruhi tampilan untuk perubahan di masa mendatang. Data historis yang terkait dengan perubahan lama masih ada sampai Anda menghapusnya atau menganonimkannya secara eksplisit.

Praktik Terbaik untuk Kolaborasi dan Privasi Peninjauan

Untuk memastikan proses peninjauan berjalan seefisien dan seetis mungkin, pertimbangkan praktik terbaik berikut:

• Pengaturan Awal yang Benar: Peninjau harus selalu mengatur nama pengguna Word mereka sesuai dengan identitas yang diinginkan (anonim, nama asli, atau nama profesional) sebelum memulai peninjauan. Ini adalah cara termudah untuk menghindari masalah di kemudian hari.
• Gunakan Template Standar: Jika Anda sering berkolaborasi, pertimbangkan untuk membuat template dokumen Word yang sudah dikonfigurasi dengan instruksi untuk peninjau, termasuk cara mengatur nama pengguna mereka.
• Pendidikan Peninjau: Berikan panduan singkat kepada peninjau tentang pentingnya menjaga anonimitas dan cara mengelola pengaturan identitas mereka di Word.
• Pemeriksaan Akhir: Editor atau penulis harus selalu melakukan pemeriksaan akhir pada dokumen untuk memastikan semua informasi pribadi peninjau telah dihapus atau dianonimkan sesuai kebutuhan sebelum pengiriman akhir. Gunakan fitur "Inspect Document" secara rutin.
• Simpan Versi Berbeda: Pertahankan salinan dokumen dengan identitas peninjau (untuk referensi internal) dan salinan terpisah yang dianonimkan (untuk pengiriman).

Kesimpulan

Mengelola identitas peninjau di Microsoft Word adalah aspek penting dari proses peninjauan sejawat yang efisien dan etis. Baik Anda ingin menjaga anonimitas, mengoreksi kesalahan, atau menstandardisasi nama untuk kolaborasi tim, Word menawarkan berbagai alat dan metode untuk mencapai tujuan tersebut.

Dengan memahami perbedaan antara mengubah nama pengguna global, menggunakan fitur anonimitas, dan menerapkan makro VBA, Anda dapat memastikan bahwa umpan balik yang berharga dari peninjau disajikan dengan cara yang paling sesuai dan profesional, sekaligus menjaga integritas dan privasi yang diperlukan dalam publikasi ilmiah. Ingatlah selalu untuk mencadangkan dokumen Anda dan berkomunikasi secara jelas dengan semua pihak yang terlibat untuk pengalaman peninjauan yang lancar dan sukses.